المسمى الوظيفي: سكرتيرة صيانة
الادارة / الهندسية
قسم / الصيانة
الرئيس المباشر / مدير الصيانة
الهدف الرئيسي للوظيفة:
تنسيق ودعم جميع الأنشطة الإدارية والفنية المتعلقة بقسم الصيانة لضمان سير العمل بكفاءة وسلاسة، والتواصل الفعال بين فرق الصيانة والإدارات الأخرى.
المسؤوليات الرئيسية:
- الدعم الإداري والفني لقسم الصيانة:
- استقبال مكالمات الصيانة والرد على استفسارات العملاء و الفنيين.
- جدولة مواعيد الصيانة وإرسال التذكيرات للفرق المختصة.
- متابعة تنفيذ طلبات العملاء الخاصة بالصيانة والتأكد من إتمامها في الوقت المحدد.
- إعداد التقارير والمستندات:
- إعداد جداول العمل اليومية والأسبوعية لفرق الصيانة.
- تسجيل ومتابعة تقارير الأعطال والصيانة الدورية للعملاء.
- إعداد تقارير دورية للرئيس المباشر عن أداء قسم الصيانة والحاجة للمعدات أو القطع الغيار.
- تنسيق الموارد:
- متابعة توفر الأدوات والمعدات وطلب المستلزمات عند الحاجة.
- متابعة عقود الصيانة الدورية واحتياجات المعدات والأجهزة.
- المراسلات والتواصل:
- التنسيق بين فرق الصيانة والإدارات الأخرى داخل الشركة.
- متابعة الشكاوى والملاحظات المتعلقة بالصيانة وتحويلها للجهات المختصة.
- مهام عامة:
- حفظ الملفات والسجلات بطريقة منظمة.
- متابعة البريد الإلكتروني الخاص بالقسم والرد على الرسائل أو تحويلها للمعنيين.
- القيام بأي مهام أخرى تكلف بها الإدارة ضمن نطاق القسم.
المؤهلات المطلوبة:
- شهادة الثانوية العامة كحد أدنى؛ يفضل الحصول على دبلوم أو شهادة إدارية.
- خبرة سابقة في العمل الإداري أو السكرتارية (يفضل في مجال الصيانة أو المرافق).
- مهارات استخدام برامج الكمبيوتر (Word, Excel, Outlook).
- مهارات تواصل جيدة وقدرة على تنظيم الوقت.
الصفات الشخصية:
- دقة ومهارة في تنظيم الأعمال والمتابعة.
- قدرة على التعامل مع ضغط العمل وحل المشكلات بشكل سريع.
- مهارة في التواصل مع الفرق الفنية والعملاء.
